Datganiad Preifatrwydd

1. EICH DATA PERSONOL – BETH YW E?
Mae data personol yn cyfeirio at unigolyn byw (‘Testun Data’) y mae modd ei adnabod trwy’r data hwnnw. Gall fod yr adnabod hwn trwy’r wybodaeth yn unig neu ynghyd ag unrhyw wybodaeth arall sydd ym meddiant y rheolwr data neu’n debygol o ddod i’w feddiant. Rheolir prosesu data personol trwy’r Rheoliadau Amdiffyn Data Cyffredinol (RhADC) sy’n disodli Deddf Amddiffyn Data 1998 cyfredol. Daw i rym ar 25 Mai 2018.

2. PWY YDYM NI?
Canolfan Gyfraith De Cymru yw’r rheolwr data (gweler manylion cyswllt isod). Golyga hyn ei fod yn penderfynu sut y caiff eich manylion eu prosesu ac i ba ddibenion.

Mae Canolfan Gyfraith De Cymru yn Elusen gofrestredig (Rhif Elusen 1140949) ac yn Gwmni cofrestredig (rhif cwmni 7550894). Mae’n cael ei hadnabod wrth ei henw masnachu, Canolfan Gyfraith Speakasy neu’r y Speakeasy. Cyfeirir ati fel y Speakeasy yng ngweddill y ddogfen hon.

3. SUT YDYM NI’N PROSESU EICH DATA PERSONOL?
Mae’r Speakeasy yn cydymffurfio â‘i oblygiadau o dan y RhADC trwy ddiweddaru data personol; trwy ei gadw a’i ddistrywio’n ddiogel; trwy beidio â chasglu na chadw gormodedd o ddata; trwy amddiffyn data personol rhag colled, camddefnydd, mynediad a datgeliad anawdurdodedig a thrwy sicrhau bod y mesurau technegol priodol mewn lle i amddiffyn data personol. Defnyddiwn eich data personol i’r dibenion dilynol:

  • Ein galluogi i gynnig gwasanaeth cyngor rhad ac am ddim er lles y cyhoedd mewn ardal ddaearyddol benodol fel y pennir yn ein cyfansoddiad;

  • Gweinyddu cofnodion ein clientiaid;

  • Monitro ein gwasanaeth i sicrhau ein bod yn cyflenwi gwasanaeth teg a chyfiawn, heb gamwahaniaethu ar sail rhyw, hil, crefydd, oedran, priodas neu bartneriaeth sifil, beichiogrwydd na mamolaeth, anabledd, ailbennu rhywedd, neu gyfeiriadedd rhywiol;

  • Rheoli ein cyflogedigion a’n gwirfoddolwyr;

  • Cynnal ein cyfrifon a’n cofnodion ein hunain (gan gynnwys prosesu ceisiadau rhoddion cymorth);

  • Eich hysbysu am newyddion, digwyddiadau, gweithgareddau a gwasanaethau y mae Speakeasy yn eu cynnig.

4. BETH YW’R SAIL GYFREITHIOL AR GYFER PROSESU DATA PERSONOL?

  • Caniatad penodol cleient er mwyn i ni allu gweithredu ar ei ran yn unol â’r hyn a gytunir rhwng y cleient a’r cyfreithiwr neu gynghorwr a gyflogir gan y Speakeasy;

  • Caniatad dealledig cleient er mwyn i ni allu gweithredu ar ei ran yn unol â’r hyn a gytunir rhwng y cleient a’r cyfreithiwr neu gynghorwr a gyflogir gan y Speakeasy;

  • Deddfwriaeth neu oblygiadau statudol eraill;

  • Cadw cyfreithlon o ddata am gyfnod o 6 mlynedd ar ôl i achos ddod i ben er mwyn gallu amddiffyn unrhyw achos a ddygir yn erbyn y Speakeasy;

  • Caniatad penodol testun data i’w gadw mewn gwybodaeth ynghylch newyddion, digwyddiadau, gweithgareddau a gwasanaethau a phrosesu eich cyfraniadau rhodd cymorth.

5. RHANNU EICH DATA PERSONOL
Bydd eich data personol yn cael ei drin yn hollol gyfrinachol ac ond yn cael ei rannu gydag aelodau staff eraill neu wirfoddolwyr y Speakeasy er mwyn darparu gwasanaeth ar eich cyfer. Byddwn ni ond yn rhannu eich data gyda thrydydd partïon y tu allan i’r Speakeasy gyda’ch caniatad chi a lle mae’n angenrheidiol i fwrw ymlaen â’ch achos neu un o’r dibenion eraill a amlinellir ym mharagraff 4.

6. PA MOR HIR YDYN NI’N CADW EICH DATA PERSONOL?
Rydym yn cadw data yn ôl y cyfarwyddyd a gyflwynir gan SCG ac a amlinellir ym Mholisi Diogelu Data y Speakeasy.

Yn benodol, cadwn ddata cleientiaid am 6 mlynedd wedi cau ffeil a datganiadau rhoddion cymorth a gwaith papur cysylltiedig  am hyd at 6 mlynedd ar ôl y flwyddyn galendar y maen nhw’n gysylltiedig â hi.

7. YOUR RIGHTS AND YOUR PERSONAL DATA
Oni bai am esgusodiad o dan y RhADC, mae gyda chi’r hawliau canlynol parthed eich data personol:

  • TheYr hawl i ofyn am gopi o’r data personol y mae’r Speakeasy yn ei ddal amdanoch chi;

  • Yr hawl i ofyn i’r Speakeasy i gywiro unrhyw ddata personol os daw i’r amlwg ei fod yn anghywir neu heb ei ddiweddaru;

  • Yr hawl i ofyn am i’ch data personol gael ei ddileu ble nad yw’n angenrheidiol bellach i’r Speakeasy i gadw’r fath ddata;

  • Yr hawl i dynnu eich caniatâd i’r prosesu yn ôl ar unrhyw adeg;

  • Yr hawl i ofyn i’r rheolwr data i gyflenwi’r testun data â’i ddata personol a lle mae modd, i drosglwyddo’r data hwnnw yn uniongyrchol i reolwr data arall (yr hyn a elwir yr hawl i hygludedd data) (lle mae’n gymwys);

  • Yr hawl, lle mae anghydfod mewn perthynas â chywirdeb neu brosesu eich data personol, i ofyn am gyfyngiad ar brosesu pellach;

  • Yr hawl i gyflwyno cwyn i SCG.

8. TRYDYDD PARTÏON

Ymwelwyr â’n gwefan
Pan fydd rhywun yn ymweld â www.speakeasy.cymru defnyddiwn wasanaeth trydydd parti, SquareSpace Analytics, i gasglu gwybodaeth log rhyngrwyd safonol a manylion ynglyn â phatrymau ymddygiad ymwelwyr. Gwnawn hyn er mwyn canfod er enghraifft faint o ymwelwyr sydd i rannau gwahanol y wefan. Mae’r wybodaeth hon yn cael ei phrosesu yn unig yn y fath fodd fel nad yw neb yn cael ei adnabod. Nid ydym ni yn ceisio dargfanod, ac ni roddwn ganiatad i SquareSpace i geisio darganfod eidentiti’r rhai sy’n ymweld â’n gwefan. Os ydym yn dymuno casglu gwybodaeth sy’n bersonol adnabyddadwy trwy ein gwefan, byddwn yn agored ynglŷn â hyn. Byddwn yn egluro pryd y casglwn wybodaeth bersonol a byddwn yn esbonio beth a fwriadwn ei wneud gyda hi.

Peiriant chwilio
Mae ein chwiliad gwefan yn cael ei bweru gan SquareSpace. Mae ymholiadau a chanlyniadau chwilio yn cael eu logio’n ddienw i’n helpu i wella ein gwefan a gweithrediad ein systemau chwilio. Ni chesglir unrhyw ddata defnyddiwr-penodol gan y Speakeasy nac unrhyw drydydd parti.

Pobl sy’n cysylltu â ni trwy gyfryngau cymdeithasol
Os ydych yn anfon neges breifat neu uniongyrchol ar Twitter neu Facebook bydd y neges yn cael ei chadw gan y gwasanaeth hwnnw yn unol â’u polisi preifatrwydd.

Pobl sy’n ein e-bostio
Mae’r Speakeasy’n defnyddio gwasanaeth trydydd parti, Gmail Apps. Mae’n bosib y bydd unrhyw e-bost a anfonir i ni, gan gynnwys unrhyw atodiadau, yn cael ei fonitro a’i ddefnyddio gennym am resymau diogeledd ac er mwyn monitro cydymffurfiad â pholisi’r swyddfa. Mae’n bosib hefyd y defnyddir meddalwedd monitro neu flocio. Byddwch yn ymwybodol os gwelwch yn dda bod gennych gyfrifoldeb i sicrhau bod unrhyw e-bost yr ydych yn ei anfon atom o fewn terfynau’r gyfraith.

Pobl sy’n defnyddio ein gwasanaeth LiveChat
Defnyddiwn ddarparwr trydydd parti, TawkTo, i gyflenwi a chynnal ein gwasanaeth LiveChat, a ddefnyddir gennym i ddelio ag ymholiadau mewn amser real. Os ydych yn defnyddio ein gwasanaeth LiveChat byddwn yn casglu eich enw, cyfeiriad e-bost (opsiynol) a chynnwys eich sesiwn LiveChat. Cedwir y wybodaeth hon am ddwy flynedd: ni chaiff ei rhannu ag unrhyw gyrff eraill. Gallwch ofyn am drawsgrifiad o’ch sesiwn LiveChat os ydych yn rhoi eich cyfeiriad e-bost ar ddechrau eich sesiwn.

Pobl sy’n defnyddio ein gwasanaethau
O wneud defnydd o’n gwasanaethu rydych yn cytuno i gyflwyno’r wybodaeth bersonol sydd ei hangen arnom i’ch cynghori, cynorthwyo neu gynrychioli yn ddilys. Wrth gasglu’r wybodaeth hon defnyddiwn wasanaeth trydydd parti ar y we, Advanced Case Management Solutions (ACMS). Efallai hefyd byddwn yn storio gwybodaeth ar weinydd diogel.

“Er y bydd ACMS yn gwneud pob ymdrech i barchu preifatrwydd data personol a gasglwyd, efallai bydd ACMS yn cael ei orfodi i ddatgelu gwybodaeth bersonol yn ôl gofynion y gyfraith lle mae ACMS yn credu’n ddidwyll bod y fath gam yn angenrheidiol er mwyn cydymffurfio ag achos barnwrol cyfredol, gorchymyn llys neu broses farnwrol a weinyddir ar ein gwefan. Mae ACMS hefyd wedi ei gofrestru o dan y Ddeddf Amddiffyn Data 1989 ac fel rheoleiddiwr data. Gall fod unrhyw wybodaeth bersonol a gesglir gan ACMS ar y wefan hon, er enghraifft eich enw, cyfeiriad a chyfeiriad e-bost, gael ei darparu ar gyfer darparwyr gwasanaeth trydydd parti sydd ynghlwm â chyngor a chwnsela.”

9. PROSESU PELLACH
Os y dymunwn ddefnyddio eich data at ryw ddiben newydd, sydd heb ei gynnwys yn yr Hysbysiad Preifatrwydd Data hwn, wedyn byddwn yn darparu i chi hysbysiad newydd yn esbonio’r defnydd newydd cyn dechrau’r prosesu, gan osod allan y dibenion perthnasol a’r amodau prosesu. Ble bynnag a phryd bynnag y mae angen, byddwn yn ceisio eich caniatâd ymlaen llaw i’r prosesu newydd.

10. MANYLION CYSWLLT
Er mwyn gweithredu ynghylch unrhyw hawl, ymholiad neu gŵyn a wnewch chi gysylltu â ni yn y lle cyntaf os gwelwch yn dda, gan gyfeirio eich gohebiaeth i Gyfarwyddwr y Ganolfan, Warren Palmer.

 

Gallwch gysylltu â SCG ar 03031231113, trwy e-bost neu yn Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (The Information Commissioner’s Office), Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF.

11. NEWIDIADAU I’R POLISI PREIFATRWYDD
Mae’n bosib y byddwn yn diweddaru’r polisi hwn o bryd i’w gilydd. O wneud hyn, byddwn yn diweddaru’r dyddiad ar waelod y tudalen hwn. Anogwn ein defnyddwyr i wyro’r tudalen hwn yn gyson am unrhyw newidiadau er mwyn aros mewn gwybodaeth ynghylch sut yr ydym yn helpu i amddiffyn eich gwybodaeth bersonol.

 

Datganiad cwci